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El emprendedor que domina el tiempo es el que domina el mundo
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Por muy innovador que seas y por muchas empresas que hayas creado, nada te salva de sentir lo mismo que muchos otros mortales cuando cualquier lunes por la mañana te arrepientas de un fin de semana perdido en trabajos poco productivos o en tareas que te dejan mal sabor de boca... De haber perdido el tiempo, en definitiva.
La expresión, tan manida, de que "el tiempo es oro" es una gran verdad en cualquier start up, que tiende a rechazar la posibilidad de que tu organización se convierta en un entorno permisivo con los comportamientos improductivos.
Si eres emprendedor, ya te habrás dado cuenta de que una de las cosas que más valoran los inversores que se acercan a tu proyecto es la dedicación exclusiva e intensiva a tu compañía, algo que dice mucho en tu favor. Sin embargo, convertir esta abnegación en una gestión ruinosa del tiempo puede llevarte a la ineficacia, a generar empleados deprimidos y una organización estresada que no funciona.
Algunos estudios aseguran que una cierta adicción al trabajo, lejos de ser perniciosa para la salud y la mente, puede ser constructiva. Existe una categoría "aceptable" de "adicción al trabajo" que puede ser beneficiosa para el que la practica, para su empleador y para la sociedad en general.
Incluso si has decidido convertirte en un trabajador extremo y asumir ese riesgo, debes tener en cuenta que casi el 70% de quienes optan por esta vida laboral asegura que está dispuesto a sacrificar su bienestar y su vida social, aunque un 36% cree que no podrá mantener ese estilo de vida más de un año.
Para una gestión eficaz del tiempo en una start up hay que tener presente que la velocidad, la agilidad, la flexibilidad, una organización horizontal y colaborativa, la energía o la pasión son rasgos que distinguen la cultura de las nuevas empresas. La mentalidad start up maneja plazos muy estrictos; y hace hincapié en la acción y en el impacto.
Planifica, planifica, planifica
Puede parecer extraño, pero tu éxito profesional empieza ya durante el fin de semana. Laura Vanderkam, colaboradora del diario USA Today y de CBS MoneyWatch, es la autora de un libro reciente titulado Lo que la gente con más éxito hace durante el fin de semana: una guía para sacar el mayor partido de los días libres, en el que concluye que planificar adecuadamente el futuro y dedicar el tiempo de descanso a desconectar sabiamente es la mejor base para gestionar con éxito la vida profesional.
Vanderkam cree que acompañar esa desconexión con una pequeña planificación de los siguientes cinco días de trabajo –el domingo por la noche– "convierte la semana en una victoria".
La experta parece haber encontrado la fórmula mágica del éxito basado en la gestión del tiempo. Así, se atreve a recomendar Lo que la gente con éxito debe hacer antes del desayuno. De nuevo, la clave es planificar: lo que prepares por la mañana será un seguro de eficacia durante toda la jornada.
Como fundador de una nueva empresa que mantiene la mentalidad start up debes evitar que tu compañía siga una inercia perversa. La solución para ese descontrol es pensar con perspectiva y planificar.
Vanderkam cree que la mejor manera de gestionar mejor tu tiempo es analizar cómo y en qué lo inviertes ahora. La autora recomienda desarrollar una estrategia cada mañana: "Imagina cada día cómo quieres que sea tu trabajo y tu organización en el futuro; fíjate en los modelos de aquellos que tienen éxito en la gestión de su tiempo".
Eres dueño de tus horas
Nunca empieces el día sin un plan completo. Estudia la posibilidad de invertir el 50% de tu tiempo en ideas, acciones y conversaciones que sepas que te producen los mejores resultados. Puedes planificar tiempo para que te interrumpan. Eso es inevitable, pero debes controlarlo.
Determina la cantidad de tiempo que puedes dedicar a tus actividades. Utiliza listas de prioridades que ayuden a que tu tiempo sea de más calidad. Deja colchones para imprevistos, cambios y desplazamientos.
Evita la esclavitud multitarea
No te incluyas en el grupo de los que en apariencia están atareados en algo importante, pero son todo lo contrario a la eficacia. Es una hiperactividad estúpida que tiene que ver con la multitarea.
Muchas de las ocupaciones ficticias que se dan en numerosas organizaciones vienen por la tecnología: pasamos de ser usuarios para convertirnos en prisioneros de ésta.
Lo urgente y lo importante
Tus problemas empiezan cuando cambias lo estratégico por tareas rutinarias que sabes cómo desempeñar.
Consejos para gestionar tu jornada con eficacia
* Empieza con las tareas más complicadas. Piensa en cuál es el momento en que tu nivel de concentración y energía es el más alto.
* Ser productivo no significa estar sentado muchas horas en tu sitio. La eficiencia no tiene que ver con estar simplemente. Tómate pequeños descansos. Algunas distracciones en el trabajo, lejos de ser una pérdida de tiempo, aumentan tu eficacia.
* Delega ciertas tareas cotidianas en tus subordinados. Debes entender que no puedes hacerlo todo. Hay actividades que pueden diferirse o abandonarse. Y los proyectos se pueden segmentar en actividades más pequeñas y mucho más manejables. No te obsesiones con la posibilidad de que tu equipo llegue a cometer errores.
* Las reuniones improductivas son un agujero negro. Prepáralas clarificando el propósito de las mismas; úsalas para tomar decisiones estratégicas y no sólo para discutir problemas operativos del día a día. Ten clara la tipología de las mismas; si éstas son periódicas, específicas o urgentes; quién las convoca... Cuenta con una agenda acerca del sentido de la reunión y su objetivo.
