Las 7 reglas de oro para organizar el trabajo en su empresa

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  El día a día de la empresa debe estar estructurado de forma que se obtenga la máxima productividad, calidad y rapidez en el cumplimiento de los objetivos. Por sí sola, la estructura de los procesos de trabajo no va a resolver todos los problemas de organización de la empresa, pero sentará una buena base. Así puede mejorar los procesos de trabajo de su empresa:

1. Organice el trabajo pensando en el cliente. Por manida que resulte la frase, tenga en cuenta que el cliente es la persona más importante para su empresa. Por lo tanto, analice si sus horarios de trabajo satisfacen plenamente las necesidades del cliente. Y ponga especial atención en si los puestos de trabajo están en alguna ocasión desiertos (pausa del mediodía, vacaciones, enfermedad...).

2. Reduzca el número de trabajadores implicados en una tarea. Cuando una tarea pasa por muchas manos, es fácil que se produzcan retrasos. Reducir el número de participantes acorta su ejecución, mejora la calidad del trabajo y aumenta la motivación de los implicados, al identificarse más fácilmente con el producto final.

3. Procesos sin pausas. Cuando en una tarea participen varios empleados, dé órdenes precisas a sus trabajadores para que una vez realizada su parte del trabajo se la entreguen al siguiente lo más rápidamente posible.

4. Elabore diagramas de proceso. La gestión de un proceso de trabajo parte del conocimiento profundo del propio proceso. Una de las mejores formas de conocerlo claramente es elaborar el diagrama del proceso, es decir, un gráfico que represente sus actividades. Esto permite visualizar todas las fases que componen el proceso, incluyendo a las personas que intervienen en él. Cuando se elaboran estos diagramas por primera vez es habitual que se pongan de manifiesto tareas que están repetidas, que son inútiles o que no aportan ningún valor al resultado final.

5. Racionalice la distribución espacial de las tareas. Integre los procesos, procurando equilibrar las capacidades productivas; minimice las distancias que deben recorrer los productos (pues las distancias no añaden valor); simplifique el flujo de materiales y su control, y aproveche el espacio disponible de forma óptima.

6. Busque la comodidad de los trabajadores. Preocúpese por lograr que los caminos que deben recorrer sus trabajadores sean cortos. Además, busque la satisfacción y comodidad de los trabajadores al diseñar los espacios de su empresa.

7. Tome precauciones ante las ausencias de los trabajadores. Aunque falten trabajadores, las tareas importantes no deben quedar sin hacer. Los clientes esperan que sus encargos se resuelvan con rapidez; por tanto, prevea qué tareas no pueden quedarse sin hacer bajo ningún motivo, quién debe hacerlas, quién sustituye a un trabajador enfermo, etc.

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